sprawa RGI.271.18.2017                                     Świlcza, dn. 31.07.2017 r.

Modyfikacja treści siwz nr 1

Zamawiający: Gmina Świlcza

Dotyczy zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę, nazwa zadania:

Zakup energii elektrycznej na potrzeby budynków i lokali biurowych, oświetlenia ulicznego oraz urządzeń komunalnych Gminy Świlcza

Postępowanie zostało ogłoszone w dniu 21 lipca 2017 r. w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 556069-N-2017, w siedzibie Zamawiającego na tablicy ogłoszeń, na stronie internetowej Zamawiającego: www.swilcza.i-gmina.pl.

Planowany termin składania ofert: do 03 sierpnia 2017 r. do godz. 10.00.

Działając na podstawie art. 38 ust. 2 oraz art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 poz. 2164 z późn. zm.) Gmina Świlcza wyjaśnia oraz zmienia treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia:

W dniu 26 i 28 lipca 2017 r. do Zamawiającego wpłynęły prośby o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia:

Treść pytania nr 1:

Zał. nr 6 do SIWZ- W celu prawidłowego skalkulowania wartości zamówienia (w tym dokonania prawidłowej wyceny), Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie informacji na temat szacowanej ilości energii w podziale na strefy czasowe dla każdego PPE oddzielnie, tak aby suma zużyć każdej strefy zgadzała się z tymi określonymi w ofercie.

Odpowiedź:

Zamawiający nie przychyla się do wniosku Wykonawcy. Wyodrębnienie szacowanej ilości energii w podziale na strefy czasowe dla każdego PPE oddzielnie nie jest niezbędne dla prawidłowej kalkulacji, zwłaszcza, że Wykonawca zgodnie z zapisami przetargu nie ma możliwości złożenia oferty częściowej. Zamawiający przyznaje jedynie, że podanie takiej informacji mogłoby umożliwić dokładniejsze skalkulowanie oferty. Dysponując podliczonym zużyciem energii dla każdego obiektu odrębnie, Zamawiający mógłby wykonać takie dodatkowe zestawienie, jednak z uwagi na złożenie takiego wniosku w tym trybie i terminie (nawet po upływie terminu przeznaczonego na składanie zapytań w przetargu) jest to niewykonalne.

Treść pytania nr 2:

SIWZ pkt. 3) ppkt. 3.5 - Wykonawca informuje, iż w świetle przepisów prawa energetycznego i aktów wykonawczych, to OSD jest podmiotem odpowiedzialnym za pozyskiwanie i przekazywanie do sprzedawców danych pomiarowo-rozliczeniowych dla punktów poboru energii (PPE). Sposób ustalania danych przez OSD określony jest w umowie dystrybucyjnej zawartej pomiędzy Zamawiającym a OSD. Wykonawcy (sprzedawcy energii) nie mają wpływu na regulacje w tym zakresie wynikające z umów dystrybucyjnych Zamawiającego i zgodnie z przepisami przyjmują do rozliczeń dane przekazane przez OSD.

W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie czy Zamawiający uwzględni obowiązujące przepisy prawa energetycznego i aktów wykonawczych w zakresie prowadzenia rozliczeń na podstawie danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazywanych wykonawcy przez OSD?

Odpowiedź:

Zamawiający w treści SIWZ (punkt 3.4) przywołuje Prawo Energetyczne
i rozporządzenia wykonawcze jako obowiązujące we wszelkich standardach technicznych. Wbrew sugestii pytającego Wykonawcy, umowy dystrybucyjne nie regulują całości spraw dotyczących pozyskiwania danych i ich przekazywania, gdyż np. szczegółowe kwestie dotyczące przekazywania danych do sprzedawców są rozstrzygane wg GUD zawartej pomiędzy Wykonawcą a OSD. Zamawiającemu nie są znane powody, dla których w tej sytuacji miałby zawartość nieznanych mu dokumentów w jakiś szczególny sposób uwzględniać, zwłaszcza że Wykonawca w pytaniu nie zawarł żadnych sugestii odnośnie konkretnych zagadnień, do których Zamawiający miałby się odnieść.

Treść pytania nr 3:

SIWZ pkt. 3) ppkt. 3.5, Umowa §7 ust. 4 - Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie przedmiotowego zapisu poprzez określenie, iż Zamawiający może zwiększyć ilość punktów poboru energii elektrycznej (PPE) lub zmienić taryfę danego punktu, jedynie w obrębie tych grup taryfowych, które zostały określone i wycenione w ofercie. Punkty z innych grup taryfowych nieujętych w ofercie będą oznaczały zmianę przedmiotu zamówienia.

Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie następującego zapisu:

„Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w SIWZ oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy.”

Odpowiedź:

Zamawiający nie widzi potrzeby modyfikacji zapisów SIWZ. Zamawiający ma świadomość, że po przetargu trudno byłoby oczekiwać zawarcia dodatkowej umowy według tych stawek, które nie zostały w przetargu zaproponowane. Dlatego deklaruje, że w przypadku przyłączenia dodatkowych punktów poboru umowy będą zawierane stosownie do już przewidzianych zapisami SIWZ grup taryfowych, a gdyby okazało się to niemożliwe, nie będzie wymagał od Wykonawcy spełnienia tych oczekiwań. 

Treść pytania nr 4:

SIWZ pkt. 3) ppkt. 3.6, Umowa §7 ust. 4 - Wykonawca informuje, że zmiana mocy przyłączeniowej lub mocy umownej jest możliwa w ramach określonych w przedmiocie zamówienia taryf w związku z powyższym prosimy o modyfikację zapisów poprzez określenie, iż „Zamawiający może zwiększyć moc przyłączeniową/ umowną do obiektów w ramach określonych przez Zamawiającego w przedmiocie zamówienia grup taryfowych” .

Odpowiedź:

Zamawiający nie widzi potrzeby modyfikacji zapisów SIWZ. Zamawiający ma świadomość, że po przetargu trudno byłoby oczekiwać zmiany mocy przyłączeniowej lub mocy umownej w ramach innych niż określone w przedmiocie zamówienia taryf. Dlatego deklaruje, że zwiększenie mocy przyłączeniowej/ umownej do obiektów nastąpi w ramach określonych przez Zamawiającego w przedmiocie zamówienia grup taryfowych a gdyby okazało się to niemożliwe, nie będzie wymagał od Wykonawcy spełnienia tych oczekiwań. 

Treść pytania nr 5:

SIWZ pkt 3) ppkt. 3.7 1)- Informujemy, że odpowiedzialność za terminowość i prawidłowość przekazanych danych niezbędnych do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy, dotyczących poszczególnych punktów poboru energii leży wyłącznie po stronie Zamawiającego. Prosimy zatem o doprecyzowanie, dla których PPE Zamawiający ma zawarte umowy kompleksowe oraz o wskazanie dla nich prawidłowego okresu wypowiedzenia, zgodnie ze stanem faktycznym tj. z obecnie obowiązującymi umowami.

Odpowiedź:

PPE dla których Zamawiający ma zawarte umowy kompleksowe:

PPE-480548101008288060

PPE-480548101008957461

PPE-480548101008623116

PPE-480548101000339518

Dla w/w umów obowiązuje 3 miesięczny okres wypowiedzenia.

Treść pytania nr 6:

SIWZ pkt. 4), Umowa §7 ust. 1- Informujemy, że zgodnie z zapisami Instrukcji Ruchu i Eksploatacji Sieci Dystrybucyjnej (IRiESD) poszczególnych OSD, zatwierdzonych przez Prezesa URE, do rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej konieczne jest wypowiedzenie obecnie obowiązujących umów, zgłoszenie umowy do OSD, zawarcie umów dystrybucyjnych, przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy oraz przyjęcie umowy do realizacji przez OSD.

W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie zapisu do treści:

„Umowa wchodzi w życie w zakresie każdego punktu poboru z dniem 01.10.2017r., lecz nie wcześniej niż po rozwiązaniu dotychczas obowiązujących umów, zawarciu umów dystrybucyjnych, pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy i przyjęciu umowy do realizacji przez OSD”.

Odpowiedź:

Zamawiający utrzymuje zapis §7 ust. 1  projektu umowy załączonego do SIWZ.

Treść pytania nr 7:

SIWZ pkt. 4) - Wskazany przez Zamawiającego 14 dniowy termin od przekazania powiadomienia o wyborze Wykonawcy na dostarczenie Zamawiającemu kserokopii pokwitowania złożenia u OSD wypowiedzenia dotychczasowych umów kompleksowych jest niemożliwy do realizacji z uwagi na niezbędne w tym zakresie posiadanie podpisanych obustronnie umów sprzedażowych. Udzielenie wybranemu Wykonawcy pełnomocnictwa do wypowiedzenia dotychczasowych umów oraz do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy może nastąpić najwcześniej w momencie podpisania niniejszych umów.

Prosimy o modyfikację zapisu do treści: „…w terminie 14 dni od zawarcia umów sprzedaży energii elektrycznej oraz przekazania Wykonawcy niezbędnych dokumentów potrzebnych do wypowiedzenia umów kompleksowych…”.

Odpowiedź:

Zamawiający nie przychyla się do wniosku Wykonawcy. Sam fakt podpisania umowy po 5 czy nawet w szczególnym przypadku 10 dniach nie oznacza, że wybrany Wykonawca, mając świadomość, że został wybrany, nie może takich materiałów wcześniej przygotowywać – nie może on ich jedynie przedstawiać jako działający w imieniu Zamawiającego innym podmiotom, w tym składać dotychczasowemu dostawcy. Zamawiający zwraca uwagę, że określenie terminu na tym poziomie wynika z przepisów PZP, które przy tej wielkości zamówienia wprowadza termin związania ofertą 30 dni. To oznacza, że dla umożliwienia ewentualnego zastąpienia wybranego Wykonawcy przez kolejnego, bez konieczności rozgrywania ponownego przetargu, a także celem pozostawienia kolejnemu Wykonawcy analogicznego czasu na działanie, właśnie taki termin jest konieczny. Zamawiający informuje, że oczekiwany termin 14 dni może zostać przez niego przedłużony, lecz może się tak stać wyłącznie w przypadku :

- stwierdzenia rozpoczęcia działań, co oznacza m.in. otrzymanie od wybranego Wykonawcy umotywowanego (uzasadnionego konkretnymi przeszkodami) wniosku o przedłużenie tego terminu,

- uzyskania zgody na przedłużenie terminu związania ofertą (również od kolejnego Wykonawcy) do przewidzianych przez PZP jako dopuszczalne 60 dni.

Treść pytania nr 8:

SIWZ pkt 4) - Informujemy, że zwłoka w rozpoczęciu wykonania umowy (czy też wypowiadaniu umów kompleksowych) może nastąpić z przyczyn, które nie są zależne od Wykonawcy (np. w przypadku błędnej weryfikacji zgłoszenia przez OSD). Zapisy umożliwiające Zamawiającemu odstąpienie od umowy w takim przypadku wydają się być nieuzasadnione, w związku z czym zwracamy się z prośbą o ich usunięcie lub o doprecyzowanie, iż Zamawiający może od umowy odstąpić jedynie w przypadku, gdy opóźnienie wynika z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

Prosimy również o bezwzględne usunięcie zapisów dot. wstrzymania w takim wypadku wadium. Utrata wadium przez Wykonawcę w takim przypadku jest bezzasadna i niezgodna z ustawą, która reguluje możliwości jego utraty (art. 46 ust. 4a PZP).

Odpowiedź:

Zamawiający ma świadomość możliwości odrzucenia błędnych danych – dlatego też powierza wykonanie tych czynności przedstawicielom wybranego Wykonawcy, oczekując prawidłowego przeprowadzenia tych czynności, wykonywanych przez profesjonalistów.

Zamawiający utrzymuje zapisy umożliwiające Zamawiającemu odstąpienie od umowy w w/w przypadku.

Zamawiający usuwa zapis dotyczący zatrzymania wadium w w/w kwestii.

Treść pytania nr 9:

Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy.

Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy:

a) danych dla każdego punktu poboru:

- nazwa i adres firmy;

- opis punktu poboru;

- adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina);

- grupa taryfowa ;

- planowane roczne zużycie energii;

- numer licznika;

- Operator Systemu Dystrybucyjnego;

- nazwa dotychczasowego Sprzedawcy;

- numer aktualnie obowiązującej umowy;

- data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy;

- numer ewidencyjny PPE;

- czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy;

b) dokumentów dla każdej jednostki objętej postępowaniem:

- pełnomocnictwo do zgłoszenia umowy;

- dokument nadania numeru NIP;

- dokument nadania numeru REGON;

- KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka;

- dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa.

Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne. 

Odpowiedź:

Zamawiający deklaruje udostępnienie tych danych. Co do sugestii zawartej w ostatnim akapicie, Zamawiający ma świadomość możliwości odrzucenia błędnych danych – dlatego też powierza wykonanie tych czynności przedstawicielom wybranego Wykonawcy, oczekując prawidłowego przeprowadzenia tych czynności, wykonywanych przez profesjonalistów.

Treść pytania nr 10:

Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę?

W przypadku braku zgody na powyższe prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosił będzie odpowiedzialność za treść przedstawionego wzoru pełnomocnictwa i za jego ewentualne zakwestionowanie przez OSD?

Odpowiedź:

Tak. Udzielenie pełnomocnictwa w niezbędnym zakresie jest dla Zamawiającego oczywistością.

Treść pytania nr 11:

Czy Zamawiający ma zawarte umowy/ aneksy w ramach akcji promocyjnych lojalnościowych, które uniemożliwiają zawarcie nowej umowy sprzedażowej w terminach przewidzianych w SIWZ? Jeśli tak - jakie są terminy wypowiedzeń umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych ?

Odpowiedź:

Nie, obecne umowy nie uniemożliwiają rozwiązania umów w przewidzianym terminie. Okresy obowiązywania nowych zakładanych umów zostały odpowiednio dostosowane do terminów, gdy obowiązujące wcześniej umowy promocyjne będą wygasać.

Treść pytania nr 12:

Umowa §6 ust. 1- Wykonawca informuje, że zgodnie z możliwościami działania systemu bilingowego, na fakturach wskazane będą dane Nabywcy (nazwa, adres, Nr NIP), natomiast dane Odbiorcy (nazwa i adres) zostaną wpisane pod pozycją "Adres korespondencyjny".

Prosimy o potwierdzenie, że takie rozwiązanie dotyczące wystawianych faktur VAT jest akceptowane przez Zamawiającego.

Odpowiedź:

Tak, jest akceptowalne.

Treść pytania nr 13:

Czy Zamawiający dysponuje tytułem prawnym (akt notarialny, umowa najmu, umowa dzierżawy, itp.), który upoważnia go do swobodnego dysponowania obiektami opisanymi w przedmiocie zamówienia? Informujemy, że brak takiego tytułu może skutecznie uniemożliwić dalsze czynności związane ze zgłoszeniem umowy sprzedaży energii elektrycznej do lokalnego Operatora Systemu Dystrybucyjnego zgodnie z jego procedurami.

Odpowiedź:

Zamawiający informuje, że posiada tytuły prawne do dysponowania obiektami opisanymi w przedmiocie zamówienia.

Treść pytania nr 14:

W przypadku punktów poboru energii, dla których zmiana sprzedawcy będzie przeprowadzana po raz pierwszy oraz w przypadku punktów poboru energii, dla których umowa dystrybucyjna jest zawarta na czas określony i braku zgody na udzielenie pełnomocnictwa na wzorze zaproponowanym przez Wykonawcę prosimy o informację czy Zamawiający upoważni Wykonawcę do zawarcia umowy dystrybucyjnej z OSD na podstawie oświadczenia woli zawartego w udzielonym przez siebie pełnomocnictwie, na warunkach zgodnych z aktualnie obowiązującymi?

Odpowiedź:

Tak.

Treść pytania nr 15:

Informujemy, że dla punktów poboru energii, dla których umowa dystrybucyjna nie została zawarta na czas nieokreślony oraz braku zgody na wzór pełnomocnictwa zaproponowany przez Wykonawcę, w przypadku braku zgody na zawarcie w udzielonym pełnomocnictwie oświadczenia woli uprawniającego Wykonawcę do zawarcia umowy z OSD lub braku możliwości zawarcia umowy dystrybucyjnej na podstawie oświadczenia woli, Zamawiający powinien wziąć pod uwagę, że Wykonawca będzie mógł zainicjować proces PZS tylko wtedy, gdy do OSD zostanie dostarczona podpisana przez klienta umowa dystrybucyjna. Zgodnie z IRiESD OSD na przygotowanie i przesłanie do klienta umowy dystrybucyjnej ma czas do 21 dni kalendarzowych. Po przesłaniu takiej umowy przez OSD klient powinien ją podpisać i odesłać zwrotnie do OSD. Informujemy, że w przypadku braku zwrotu do OSD umowy dystrybucyjnej i zgłoszenia przez Wykonawcę procesu zmiany sprzedawcy, taki proces zostanie zweryfikowany negatywnie.

W związku z powyższym zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przewidział czas niezbędny na zawarcie umowy dystrybucyjnej dla punktów poboru energii, dla których umowa dystrybucyjna nie jest zawarta na czas nieokreślony? Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę z OSD w terminie umożliwiającym skuteczną realizację procedury zmiany sprzedawcy?

Odpowiedź:

Zamawiający przewidział czas niezbędny na zawarcie umowy dystrybucyjnej dla punktów poboru energii, dla których umowa dystrybucyjna nie jest zawarta na czas nieokreślony. Zamawiający samodzielnie zawrze umowę z OSD w terminie umożliwiającym skuteczną realizację procedury zmiany sprzedawcy.

Treść pytania nr 16:

Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie informacji czy układy pomiarowo-rozliczeniowe w grupach taryfowych Bxx są lub będą dostosowane do zasady TPA przed terminem realizacji zamówienia? Jeżeli nie każdy układ będzie dostosowany do zasady TPA prosimy o podanie dokładnej daty do kiedy Zamawiający dostosuje swoje układy pomiarowo-rozliczeniowe do zasady TPA. Jednocześnie informujemy, że w przypadku braku dostosowania przez odbiorcę układów pomiarowo-rozliczeniowych do zasady TPA po rozdzieleniu umowy kompleksowej sprzedaż energii jest niemożliwa.

Odpowiedź:

Nie ma przeciwwskazań do wdrożenia zasady TPA po przetargu ani okoliczności, które mogłyby owo wdrożenie opóźnić. Co do układów pomiarowych niskiego napięcia, nie są one obecnie przystosowane do realizacji zasady TPA, lecz nie ma takiej potrzeby, gdyż mogą zostać przez właściciela układu pomiarowego (OSD) dostosowane po przetargu lub na podstawie zapisów Generalnej Umowy Dystrybucyjnej pomiędzy wybranym Wykonawcą a OSD mogą oni ustalić między sobą inny sposób przekazywania danych. Układy pomiarowe w taryfach Bxx są dostosowane do zdalnego odczytu.

Treść pytania nr 17:

Informujemy, że w przypadkach określonych przepisami Prawa energetycznego i aktów wykonawczych, OSD ma prawo przekazać sprzedawcy dane szacowane, a Wykonawca w świetle ww. przepisów wystawia fakturę w oparciu o dane pomiarowo-rozliczeniowe otrzymane od OSD. Wykonawca nie może ponosić odpowiedzialności za sposób pozyskania danych przez OSD. Zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, że Zamawiający zgadza się w takim wypadku na dokonywanie rozliczeń, zgodnych z danymi przekazywanymi przez OSD.

Odpowiedź:

Zamawiający w treści SIWZ (punkt 3.4) przywołuje Prawo Energetyczne i rozporządzenia wykonawcze jako obowiązujące we wszelkich standardach technicznych. Wbrew sugestii pytającego Wykonawcy, umowy dystrybucyjne nie regulują całości spraw dotyczących pozyskiwania danych i ich przekazywania, gdyż np. szczegółowe kwestie dotyczące przekazywania danych do sprzedawców są rozstrzygane wg GUD zawartej pomiędzy Wykonawcą a OSD. Zamawiającemu nie są znane powody, dla których w tej sytuacji miałby zawartość nieznanych mu dokumentów w jakiś szczególny sposób uwzględniać, zwłaszcza że Wykonawca w pytaniu nie zawarł żadnych sugestii odnośnie konkretnych zagadnień, do których Zamawiający miałby się odnieść.

Treść pytania nr 18:

Umowa §8 - Informujemy, że zapisy dotyczące kar umownych są nieproporcjonalne i naruszają zasadę równości stron w stosunku cywilnoprawnym. Wykonawca zwraca się z prośbą o wprowadzenie adekwatnych kar umownych lub o usunięcie powyższych zapisów w całości.

W przypadku wyrażenia zgody na rezygnację z kar umownych zwracamy się z prośbą o modyfikację zapisów do treści: „Strony ponoszą wobec siebie odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych do wysokości poniesionej szkody (straty)”. Informujemy jednocześnie, że zapisy w obecnym kształcie wpływają na wzrost ryzyka związanego z realizacją umowy po stronie Wykonawcy, co z kolei może negatywnie wpłynąć na kalkulację ceny ofertowej dla Zamawiającego.

Odpowiedź:

Zamawiający nie przyjmuje sugestii Wykonawcy, aczkolwiek dopuszcza wprowadzenie stosownego zapisu do umowy po spełnieniu określonych warunków. Zasada ekwiwalentności nie jest jedyną stosowaną w umowach, równie istotna jest zasada proporcjonalności do potencjalnych strat. Sensem ekonomicznym wprowadzania jakiejkolwiek kary jest zabezpieczenie się przed skutkami niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Wprowadzony zapis odnosi się istotnie jedynie do strat ponoszonych przez Zamawiającego, lecz według jego oceny jest to jedyna realnie mogąca wystąpić strata. Dotyczy ona sytuacji, w której na skutek zaprzestania realizacji umowy przez wybranego Wykonawcę doszłoby do realizacji dostaw energii przez tzw. sprzedawcę rezerwowego lub z urzędu. Wielkość tej kary nie jest również rażąco wysoka, gdyż potencjalna różnica opłat w takim przypadku może nawet przekroczyć 20%. Zamawiającemu znane są przypadki, w których realnie doszło do takiej sytuacji na skutek utraty praw do funkcjonowania dostawcy energii na rynku bilansującym. Natomiast Zamawiającemu trudno wyobrazić sobie odmienną sytuację, w której nawet w (absolutnie nie zakładanym) przypadku wypowiedzenia umowy przez niego, taka strata zostałaby poniesiona przez Wykonawcę. Strata taka mogłaby się sprowadzać co najwyżej do utraconych zysków, a i te trudno byłoby wykazać w sytuacji, gdy dokładna ilość odbieranej w ramach umów energii nie jest ściśle określona, a więc Zamawiający nie zobowiązał się do odbioru konkretnej jej ilości. Według oceny Zamawiającego, przyjęcie zapisu we wnioskowanym brzmieniu spowodowałoby ustalenie kar na rzecz Wykonawcy na poziomie rażąco wysokim. Zamawiający dopuszcza wprowadzenie do umowy wnioskowanego punktu wyłącznie w sytuacji, jeśli zgłaszając zapytanie w trybie przetargowym Wykonawca będzie w stanie bezspornie wykazać, że oczekiwane kary umowne na poziomie 20% byłyby analogicznie proporcjonalne do realnie ponoszonych przez Wykonawcę strat, jak we wprowadzonym zapisie o karach na rzecz Zamawiającego. Zamawiający dodaje również , że ograniczenie kar umownych do wielkości bezpośrednio poniesionej szkody również nie wchodzi w grę. Zamawiający jako podmiot wykonujący zadania na rzecz społeczności lokalnej nie ma możliwości określenia, co byłoby potencjalnie ujęte jako rzeczywista szkoda, gdyby na skutek zaprzestania dostaw doszło do utraty ciągłości funkcjonowania urzędu, a w efekcie np. możliwości uzyskiwania dopłat bezpośrednich przez rolników, gdyż trudno tu mówić o szkodzie Zamawiającego. W takim przypadku straty byłyby niewątpliwe znaczne, choć nie poniesione przezeń bezpośrednio. Analogicznie, trudno wyceniać poniesioną szkodę lub stratę Zamawiającego w przypadku braku oświetlenia ulicznego, nawet jeśli doszłoby do jakichkolwiek zdarzeń przez tą okoliczność spowodowanych. Tak więc proponowany zapis wprowadziłby niemalże całkowity brak odpowiedzialności Wykonawcy.

Treść pytania nr 19:

Umowa §8 ust. 2- Zwracamy się z prośbą o określenie, iż w razie naliczenia kar umownych, Odbiorca każdorazowo wystawi Sprzedawcy notę obciążeniową.

Informujemy, że kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT, a w związku z tym, w celu ich udokumentowania nie wystawia się faktur VAT. Dla celów rachunkowych zarówno otrzymanie kary umownej, jak i jej zapłata kwalifikowane są do pozostałej działalności operacyjnej jednostki. Jak bowiem wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości, przez pozostałe koszty i pozostałe przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane m.in. z odszkodowaniami i karami. Kary te należy ująć w księgach rachunkowych, a odpowiednią formą ich udokumentowania jest nota obciążeniowa. Ponadto informujemy, że ze względu na sposób działania systemu bilingowego, Wykonawca nie ma możliwości rozliczenia naliczonej kary umownej po jej automatycznym potrąceniu.

Odpowiedź:

Zamawiający zgadza się z sugestią Wykonawcy, jednak nie widzi potrzeby zmiany dokumentów przetargowych. Jako automatyczne potrącenie kary Zamawiający uznaje automatyczne pomniejszenie bieżących płaconych należności na rzecz Wykonawcy o wielkość kary, bez konieczności wcześniejszego dostarczenia noty obciążeniowej. Jednak Zamawiający ma świadomość, że wystawienie noty jest niezbędne dla prawidłowego udokumentowania takiego zdarzenia (również we własnej rachunkowości) i zobowiązuje się, że w takim przypadku nota obciążeniowa zostanie wystawiona i dostarczona niezwłocznie po dokonaniu takiego potrącenia.

Treść pytania nr 20:

Prosimy o udostępnienie załączników dokumentacji przetargowej w wersji edytowalnej. Szczególnie ważny w tym zakresie będzie edytowalny załącznik z wykazem punktów poboru energii elektrycznej ze wskazaniem zużycia w poszczególnych taryfach i strefach czasowych, celem dokonania prawidłowej wyceny.

Odpowiedź:

Zamawiający udostępni załączniki dokumentacji przetargowej w wersji edytowalnej.

Treść pytania nr 21:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty, pkt 8 - Z uwagi na fakt, że w załączniku należy wybrać rodzaj przedsiębiorstwa, do którego klasyfikuje się Wykonawca: mikro, małe, średnie, prosimy o wskazanie, co należy zaznaczyć lub wpisać w przypadku gdy Wykonawca nie kwalifikuje się do żadnego z nich?

Odpowiedź:

Nie wypełniać i napisać, że Wykonawca nie kwalifikuje się do żadnego z tych przedsiębiorstw.

Treść pytania nr 22:

Czy dla wszystkich ppe umowy są rozdzielone, osobno na sprzedaż i dystrybucję?

Odpowiedź:

Tak, z wyjątkiem pozycji 94, 95, 186 i 187 załącznika nr 6 do SIWZ. Dla wymienionych pozycji obowiązuje umowa kompleksowa zawarta na czas nieokreślony z 3 miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Treść pytania nr 23:

Czy dotychczasowe umowy wymagają wypowiedzenia, jaki jest jego termin i na kim będzie spoczywał ten obowiązek?

Odpowiedź:

Obowiązujące umowy nie wymagają wypowiedzenia z wyjątkiem  poz. 94, 95, 186 i 187 załącznika nr 6 do SIWZ dla których obowiązuje umowa kompleksowa. Zamawiający jest w trakcie przygotowywania umów wypowiedzenia dla tych punktów. Natomiast umowy dystrybucyjne obowiązują do 30.09.2017 r. Obowiązkiem wybranego dostawcy energii będzie zawarcie nowych umów dystrybucyjnych lub aneksowanie obowiązujących umów dystrybucyjnych.

Treść pytania nr 24:

Jaki jest okres obowiązywania dotychczasowych umów oraz czy umowy o świadczenie usług dystrybucji zawarte są na czas nieokreślony?

Odpowiedź:

–   umowa kompleksowa zawarta na czas nieokreślony z PGE Obrót dla punktów wymienionych w Załączniku nr 6 do SIWZ poz. 94, 95, 186 i 187,

–   umowy świadczenia usług dystrybucji energii zawarte z PGE Dystrybucja na czas określony tj. do dnia 30.09.2017 r.,

–   umowy dostawy energii zawarte z  „CORRENTE” Sp. z o.o., 05-850 Ożarów Mazowiecki, ul. Konotopska 4 z terminem obowiązywania do 30.09.2017 r.

Treść pytania nr 25:

Czy układy pomiarowe ppe w grupie taryfowej Bxx są dostosowane do zasady TPA?

Odpowiedź:

Układy pomiarowe w grupach taryfowych B są dostosowane do zdalnego odczytu.

Treść pytania nr 26:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość korespondencyjnego zawarcia umowy?

Odpowiedź:

Tak, Zamawiający dopuszcza taką formę zawarcia umowy, aczkolwiek nie rekomenduje jej stosowania. Zamawiający nie określił w dokumentacji przetargowej sposobu podpisania umowy, co oznacza, że dopuszczalność jej zawarcia w dowolny sposób jest ograniczona jedynie ogólnymi przepisami prawa. Jednocześnie Zamawiający zwraca uwagę, że zgodnie z zapisami SIWZ wybrany Wykonawca jest zobowiązany do samodzielnego przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy, co oznacza również, w koniecznych przypadkach, pozyskanie kompletu niezbędnych informacji. Zamawiający przypuszcza, że ich pozyskiwanie drogą jedynie korespondencyjną może być utrudnione lub powodować opóźnienia w przeprowadzeniu procedury. Dlatego Zamawiający uważa, że w takim przypadku logiczniejsze dla Wykonawcy byłoby połączenie podpisywania umowy i procesu pobierania niezbędnych danych, a więc założenie konieczności osobistego kontaktu.

Treść pytania nr 27:

Ile umów zostanie zawartych w ramach niniejszego postępowania?

Odpowiedź:

W ramach niniejszego postępowania zostaną zawarte 4 umowy z: Gminą Świlcza (NIP 517-00-45-613), Gminną Biblioteką Publiczną w Świlczy z siedzibą w Trzcianie (NIP 5170143600), Gminnego Centrum Sportu Kultury i Rekreacji w Świlczy z siedzibą w Trzcianie (NIP 5170143592), Stowarzyszenie „Nasza Trójka” w Bratkowicach (NIP 5170358950).

Treść pytania nr 28:

Czy Zamawiający zmieni treść pkt 4 SIWZ? W obecnym kształcie zapis jest niezgodny z powszechnie obowiązującym prawem. Wykonawca może podjąć czynności wynikające z procedury zmiany sprzedawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy i otrzymaniu pełnomocnictwa od Zamawiającego. W zaproponowanej przez Zamawiającego formie doszłoby do naruszenia prawa, bowiem Wykonawca dokonywałby czynności bez podstaw i bez umocowania, co oczywiście spowodowałoby odrzucenie wszelkich wniosków przez OSD. Nadto należy stwierdzić, że Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po podpisaniu umowy (art. 46 ust 1a ustawy PZP)

Proponujemy aby zmienić treść na: „…14 dni od otrzymania podpisanej umowy sprzedaży i przekazania stosownego pełnomocnictwa do procedury zmiany sprzedawcy” a także usunąć zapis dotyczący zatrzymania wadium jako niezgodny z ustawa PZP.

Odpowiedź:

Analogiczne do wcześniej udzielonych wyjaśnień do pytania 7.

Zamawiający usuwa zapis dotyczący zatrzymania wadium w w/w kwestii.

Treść pytania nr 29:

Czy Zamawiający przekaże Wykonawcy do dnia podpisania umowy, niezbędne
do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy, dane i dokumenty w wersji elektronicznej (Word, Excel)?. Wykonawca będzie potrzebował:

a) danych:

- adres siedziby i adres korespondencyjny danej jednostki

- numer NIP

- numer REGON

- adres punktu poboru – (miejscowość, ulica, kod pocztowy)

- przeznaczenie punktu poboru

- grupa taryfowa

- kod PPE

- roczny wolumen energii elektrycznej

- numer licznika

- numer aktualnie obowiązującej umowy

- numer ewidencyjny w systemie bilingowym  dotychczasowego Sprzedawcy

b) dokumentów:

- pełnomocnictwo

- dokument nadania numeru NIP

- dokument nadania numeru REGON

- KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka

- dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa

- numer rachunku bankowego.

Odpowiedź:

Zamawiający deklaruje niezwłoczne przekazanie po przetargu wszelkich posiadanych i oczekiwanych przez Wykonawcę danych. Stosownie do zapisów SIWZ, to wybrany w przetargu Wykonawca jest zobligowany do przeprowadzenia całości procedury zmiany sprzedawcy, w tym rozdzielenia dotychczasowych umów kompleksowych, co oznacza między innymi utworzenie i wypełnienie wszelkich dokumentów. Zamawiający ma obowiązek jedynie nieodpłatnego przekazania wszelkich posiadanych, a niezbędnych informacji, mając przy tym świadomość, że to do jego obowiązków należy przedstawienie kompletu tych danych, a od terminu ich przekazania zależy wejście w życie przedmiotu przetargu. Niemniej oczekiwanie, że wszelkie związane z tym dane zostaną całkowicie zestawione i przekazane przez Zamawiającego - i to w sugerowanej przez Wykonawcę wersji elektronicznej Excel, a zapewne również w pożądanym przez niego układzie tych danych - jest nieuprawnione.

Treść pytania nr 30:

Czy Zamawiający doda analogiczny zapis do § 8 ust 1 na korzyść Wykonawcy? Strony umowy powinny mieć jednakowe prawa, natomiast kary umowne zostały zastrzeżone jedynie na korzyść Zamawiającego co przeczy zasadzie równości stron w stosunkach cywilno-prawnych

Odpowiedź:

Analogiczne do wcześniej udzielonych wyjaśnień do pytania 18.

Treść pytania nr 31:

Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia nowej umowy sprzedaży do OSD i weźmie odpowiedzialność za jego treść?

Odpowiedź:

Analogiczne do wcześniej udzielonych wyjaśnień do pytania 10.

Treść pytania nr 31:

Czy Zamawiający doda do umowy zapis wskazujący, że  w przypadku naliczenia kary umownej, każdorazowo Zamawiający wystawi odpowiednią notę obciążeniową? Kary umowne mogą być płatne jedynie na podstawie noty obciążeniowej. Wykonawca nie godzi się na potrącanie ewentualnych kar z należnego wynagrodzenia bez jego zgody. Wykonawca musi zostać poinformowany o fakcie naliczenia kary umownej oraz musi mieć czas aby się ustosunkować do zarzutów Zamawiającego.

Odpowiedź:

Analogiczne do wcześniej udzielonych wyjaśnień do pytania 19.

Treść pytania nr 32:

Czy Zamawiający każdorazowo przy naliczeniu ewentualnej kary umownej wystawi Wykonawcy odpowiednią notę obciążeniową? Wykonawca zgodnie z obowiązującymi przepisami  może rozliczyć kary umowne jedynie w oparciu o  notę obciążeniową.

Odpowiedź:

Analogiczne do wcześniej udzielonych wyjaśnień do pytania 19 i 31.

Treść pytania nr 33:

Kto obecnie świadczy sprzedaż do ppe objętych postępowaniem?

Odpowiedź:

–   umowa kompleksowa zawarta na czas nieokreślony z PGE Obrót dla punktów wymienionych w Załączniku nr 6 do SIWZ poz. 94, 95, 186 i 187,

–   umowy świadczenia usług dystrybucji energii zawarte z PGE Dystrybucja na czas określony tj. do dnia 30.09.2017 r.,

–   umowy dostawy energii zawarte z  „CORRENTE” Sp. z o.o., 05-850 Ożarów Mazowiecki, ul. Konotopska 4 z terminem obowiązywania do 30.09.2017 r.